Baza podataka je katalog informacija. Podaci su organizirani prema općeprihvaćenim pravilima. Telefonski imenici ili rječnici najjednostavniji su primjeri baza podataka. Razvojem računalne tehnologije baze podataka postale su mnogo veće i složenije.
Razumijevanje baza podataka
Baza podataka je alat za prikupljanje i organiziranje informacija. Mogu sadržavati podatke o ljudima, proizvodima, financijama i još mnogo toga. Izgradnja baze započinje jednostavnim popisom ili proračunskom tablicom. S vremenom ovaj popis raste, a u podacima se počinju pojavljivati suvišnost i nedosljednosti. Postaje teško o njima razmišljati kao o popisu. Kad se ti problemi počnu pojavljivati, dobro ih je pretvoriti u bazu podataka pomoću sustava za upravljanje bazom podataka (DBMS). Jedan od najboljih proizvoda na ovom području je Microsoft Office Acess, koji kombinira fleksibilnost, jednostavnost upotrebe i korisničko sučelje.
Stolovi
Tablica u bazi podataka izgleda poput jednostavne tablice jer se podaci pohranjuju u retke i stupce. Kao rezultat toga, obično je prilično lako uvesti redovitu tablicu u bazu podataka. Glavna razlika između proračunske tablice i baze podataka je razina organiziranosti informacija.
Svaki se redak u tablici naziva zapisom. Odabrani podaci čuvaju se u evidenciji. Svaka od njih sastoji se od jednog ili više polja. Polja su analogna stupcima u tablici. Na primjer, možete stvoriti tablicu pod nazivom "Zaposlenici", gdje svaki zapis (redak) sadrži osobne podatke radnika (ime, prezime), a svako polje (stupac) daje podatke o njemu (adresa itd.). Polja bi trebala biti određena kao posebna vrsta podataka, bilo da se radi o tekstu, datumu, vremenu, broju ili nekoj drugoj vrsti podataka.
Obrasci
Obrasci se ponekad nazivaju "zaslonima za unos podataka". Ovo je vrsta sučelja koja se koristi za rad s vašim podacima. Obrasci često sadrže naredbene gumbe koji izvršavaju razne funkcije. Sasvim je moguće stvoriti bazu podataka bez korištenja obrazaca uređivanjem ulaznih podataka u referentnim tablicama. Međutim, većina baza podataka koristi obrasce za pregled, unos i izmjenu tablica.
Upiti
Upiti su stvarni radni konj baze podataka i mogu služiti mnogim različitim funkcijama. Njihova najčešća primjena bila je dohvat određenih podataka iz tablica. Informacije koje korisnik želi primiti obično se raspoređuju u nekoliko tablica. Upiti vam omogućuju istodobno prikaz svih tablica i prikaz rezultata pretraživanja na zaslonu. Uz to, upiti vam omogućuju dodavanje kriterija koji filtriraju podatke za određeni upit.
Izvještaji
Izvješća se koriste za sažimanje i prikazivanje podataka u tablicama. Svako izvješće može se urediti kako bi se informacije prikazale u drugom formatu. Izvješće se može generirati u bilo kojem trenutku i ono će odražavati trenutno stanje baze podataka.
Makronaredbe
Makronaredbe u programu Access analogne su programskom jeziku koji se koristi za dodavanje funkcionalnosti baze podataka. Na primjer, kada pričvrstite makronaredbu na gumb na obrascu, on će se izvršiti svaki put kad se klikne na taj gumb. Makronaredbe sadrže radnje za izvršavanje određenih zadataka, poput generiranja izvješća, izvršavanja upita ili ispravljanja podataka. Većina ručnih operacija baze podataka može se automatizirati pomoću makronaredbi. To štedi puno računarskog vremena i resursa.
