Nomenklatura predmeta je numerirani popis naslova predmeta koji se podnose unutar organizacije. Prema ovom dokumentu izvodi se sav posao na dokumentaciji poduzeća. Odražava vrijeme pohrane određenih dokumenata i koji je odjel za koju dokumentaciju odgovoran.
Potrebno
- - poznavanje uredskog rada;
- - tipičan popis dokumenata s rokovima čuvanja.
Upute
Korak 1
Donesite odluku o izradi nomenklature, to se mora učiniti pomoću naloga za organizaciju. U njemu naznačite tko bi trebao izraditi nomenklaturu, pod čijim vodstvom i u kojem vremenskom okviru. Zatim pojasnite opseg stavke. Da biste stvorili pojedinačnu nomenklaturu, možete upotrijebiti približnu, ona se može sastaviti za grupe organizacija koje su dio istog sustava. Pri izradi ovog dokumenta uzmite u obzir strukturu svoje organizacije.
Korak 2
Odaberite shemu klasifikacije na temelju koje će se graditi nomenklatura. Ovisi o strukturi poduzeća. Ako je dovoljno stabilan, odaberite blok dijagram nomenklature. Ako se često mijenja, odaberite shemu funkcionalne proizvodnje. U prvom slučaju, odjeljci nomenklature odgovarat će nazivima strukturnih odjela tvrtke. Slijed njihovog smještaja trebao bi biti sličan stolu osoblja. U drugom slučaju, upotrijebite funkcije ili smjerove aktivnosti organizacije kao odjeljke pri izradi nomenklature poslova tvrtke.
3. korak
Formulirajte naslove slučajeva. Naslov bi trebao biti jasan, sažet i otkriti glavnu strukturu i sadržaj dokumenata slučaja. Uključite u nju i pojašnjenje sadržaja predmeta, informacije o vjerodostojnosti i kopije dokumenata. U naslovima nemojte koristiti uvodne riječi, složene fraze i nespecifične riječi.
4. korak
Pri sastavljanju popisa naslova koristite sljedeće znakove: nominalni (vrsta dokumenta), autorski, dopisni, kronološki (vrijeme nastanka), predmet-pitanje, zemljopisni.
Korak 5
Odredite razdoblja čuvanja za slučajeve, za to upotrijebite standardni popis upravljačkih dokumenata. Dovršite dizajn nomenklature, sam tekst trebao bi izgledati poput tablice, staviti pečat odobrenja na naslovnu stranicu.
