Pitanje potrebe stvaranja elektroničke arhive u poduzeću postaje sve hitnije. I to nije slučajno, jer uvođenje novih informacijskih tehnologija ne samo da osigurava sigurnost i pouzdanost dokumenata, već i smanjuje vrijeme za njihovo pretraživanje, a omogućuje, ako je potrebno, nekoliko zaposlenika odjednom pristup istim podacima.
Upute
Korak 1
Stvaranje arhive elektroničkih dokumenata uključuje nekoliko faza. U početku kupite i instalirajte licencirani softver na računalnu opremu tvrtke.
Korak 2
Pripremite dokumente, odnosno organizirajte ih, identificirajte u skladu s postojećom strukturom cirkulacije dokumenata u vašoj organizaciji. U ovoj fazi posebno će ih trebati registrirati, razvrstati prema roku trajanja i ukloniti spajalice i spajalice s nešivenih listova.
3. korak
Sljedeći je korak digitalizacija ili skeniranje dokumenata. Provodi se na tehničkoj opremi koja podržava točno vrstu i format dokumenta koji se koristi u ovoj organizaciji. U ovoj fazi provjerite kvalitetu reprodukcije dokumenata, ako je potrebno, ponovno skenirajte.
4. korak
Slijedi faza pretvaranja (pretvaranja) dokumenata u format koji zadovoljava koncept njihovih standarda skladištenja i proizvodnje, a zatim - faza indeksiranja, tj. "Dodjela" ključnih riječi svakom dokumentu za naknadno traženje potrebnih podataka ili stvaranje baze podataka s punim tekstom.
Korak 5
Na kraju rada na stvaranju elektroničke arhive, postavite postavke (pravo pristupa, pravo na promjenu dokumenata) i obučite osoblje organizacije.
